Einleitung
Neben dem klassischen Reporting und Asset Management der eigenen Flotte ist nun auch das erste Work Center in der TRONITY Fleet Lösung verfügbar. Ein Work Center stellt dabei einen dedizierten Arbeitsbereich dar. Unser erstes Work Center fokussiert sich auf die Prüfung, Freigabe und Abrechnung von Heimladungen der Mitarbeiter. Dadurch lässt sich der Mitarbeitervorteil „Rückerstattung von Ladekosten zuhause für den Dienstwagen“ einfach abbilden und verwalten.
Was bedeutet Heimladen eigentlich? Heimladen ist der Prozess des Aufladens eines Elektrofahrzeugs zu Hause. Weitere Informationen können aus dem folgenden Artikel entnommen werden: https://www.tronity.io/cockpit/optimales-heimladen-mit-tronity-alles-was-sie-uber-das-laden-von-elektroautos-zu-hause-wissen-mussen
Worum geht es?
Das Work Center von TRONITY bietet Unternehmen eine kostengünstige und benutzerfreundliche Lösung, um das Zuhause Laden von Elektrofahrzeugen zu verwalten. Dieser Artikel erläutert die wesentlichen Aspekte des Heimladens, die Voraussetzungen für die Nutzung und die administrativen Abläufe.
Voraussetzungen und Set-Up
Um das Work Center für „Zuhause“ Ladungen nutzen zu können, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein.
Zunächst müssen sowohl der Fahrer als auch das Fahrzeug im System registriert werden. Dieser Schritt ist erforderlich, um die Ladevorgänge korrekt zuordnen zu können. Sobald diese Grundlage geschaffen ist, können die Ladetarife eingerichtet werden. Hierbei sollte der Typ "Zuhause" ausgewählt werden. Der Preis kann entweder dem jeweiligen Energieversorger entsprechen oder, wie beispielsweise in Österreich, ein gesetzlich festgelegter Preis sein. Die Adresse ist unabdingbar wichtig. Durch diese kann eine automatische Zuordnung des Ladetarifs geschehen. Sollte der Mitarbeiter einen Zweitwohnsitz haben, an dem das Elektrofahrzeug geladen werden kann, so kann für diesen Wohnsitz ebenfalls ein Ladetarif angelegt werden. Lädt der Mitarbeiter nun an einem der jeweiligen Standorte, wird der jeweilige Ladetarif automatisch genutzt. Damit die Kosten rückerstattet werden können, muss selbstverständlich auch die IBAN des Mitarbeiters angegeben sein. Da beim Laden Ladeverluste entstehen, die aus den Fahrzeugdaten nicht ermittelt werden können, können diese beim Anlegen eines Ladetarifs festgelegt werden. Weitere Informationen zum Thema Ladeverluste können unter folgendem Artikel nachgelesen werden https://www.tronity.io/cockpit/ladeverlusten-bei-elektroautos
Sollten diese Schritte noch nicht vorgenommen worden sein, kann die Einrichtung eines Flotten- Zugangs unter folgendem Link nachgelesen oder in einem anschaulichen Video angesehen werden https://help.tronity.io/hc/de-de/articles/14210457466524-Einrichtung-eines-Flotten-Zugangs-f%C3%BCr-die-TRONITY-Flottenl%C3%B6sung
Das Work Center
Im Dashboard der TRONITY Flottenlösung befindet sich nun das Work Center. Im Work Center direkt besteht die Möglichkeit einen bestimmten Zeitraum auszuwählen, in dem die Heimladungen der Mitarbeiter angezeigt werden. Dies kann nicht retrospektiv passieren. An einem zentralen Ort kann nun nachvollzogen werden, wie viele Ladungen von zu Hause getätigt wurden, welche Kosten anfallen und ob die Ladung vom System oder manuell erstellt wurde.
Um die Verwaltung noch einfacher zu machen, gibt es im Work Center Heimladen die Funktion „Akzeptieren“ und „Ablehnen“. Hierüber können getätigte Ladungen freigegeben oder verweigert werden. Sollte eine oder mehrere Ladungen auffällig sein, wird über die Funktion "Ablehnen" leicht kenntlich gemacht, dass diese Ladung eine Rücksprache erfordert.
Sobald die Ladungen eines Mitarbeiters akzeptiert wurden, kann ein Export erstellt werden. Dieser beinhaltet einen Abrechnungsbericht, welcher für die Überweisung benötigt wird.
Wenn alle Ladungen akzeptiert wurden, kann der Prozess abgeschlossen werden. In einem abgeschlossenen Bereich gibt es nun 2 neue Funktionen: Beleg und SEPA. Diese lassen sich herunterladen. Die erstellte XML-Datei kann problemlos in zum Beispiel Qonto eingespielt werden. Die Rückerstattung an den Mitarbeiter wird dadurch kinderleicht.
TRONITY arbeitet auch als full service provider, wobei wir die Auszahlung übernehmen würden. Bei Interesse melden Sie sich gerne unter support@tronity.io.
Fazit
Die Einführung des Work Centers in der TRONITY Flottenlösung markiert einen bedeutenden Schritt zur Optimierung des Flottenmanagements für Unternehmen mit Elektrofahrzeugen. Mit dem Fokus auf Heimladungen ermöglicht es eine effiziente und benutzerfreundliche Verwaltung der Ladekostenrückerstattung. Durch die zentrale Verwaltung im Work Center können Ladungen einfach geprüft, freigegeben und abgerechnet werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Zudem stellt die Möglichkeit der automatisierten Zuordnung von Ladetarifen und die Integration von Zahlungsinformationen sicher, dass der Prozess reibungslos und transparent abläuft. TRONITY bietet somit nicht nur eine technische Lösung, sondern auch einen praktischen Ansatz zur Unterstützung der Elektromobilität in Unternehmen.
FAQs
Hier finden Sie kurze Antworten auf häufig gestellte Fragen mit zugehörigen Artikeln:
Was genau ist Heimladen? Heimladen ist der Prozess des Aufladens eines Elektrofahrzeugs zu Hause: https://www.tronity.io/cockpit/optimales-heimladen-mit-tronity-alles-was-sie-uber-das-laden-von-elektroautos-zu-hause-wissen-mussen
Wie kann ich Fahrer und Fahrzeuge hinzufügen? Der folgende Artikel erklärt in einer Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Fahrer und Fahrzeuge hinzugefügt werden können: https://help.tronity.io/hc/de-de/articles/14210457466524-Einrichtung-eines-Flotten-Zugangs-f%C3%BCr-die-TRONITY-Flottenl%C3%B6sung
Was versteht man unter Ladeverlusten? Ladeverluste beziehen sich auf die Energie, die während des Ladevorgangs eines Elektroautos verloren geht. Der folgende Artikel erklärt detailreich, wie Ladeverluste zustande kommen: https://www.tronity.io/cockpit/ladeverlusten-bei-elektroautos
Welche Möglichkeiten gibt es die Kosten für das Laden durch den Mitarbeiter zu erstatten? Es gibt drei Möglichkeiten die Kosten zu erstatten: Tatsächliche Ladekosten abrechnen, Pauschale Abgeltung und Verrechnung mit geldwertem Vorteil. Der folgende Artikel bietet eine umfangreiche Erklärung der verschiedenen Möglichkeiten: https://www.tronity.io/cockpit/steuerkonforme-abrechnung-des-heimladens-von-firmenwagen